For employers, understanding salary obligations for employees in quarantine or lockdown can be challenging. Employers must adhere to labour obligations according to the law otherwise may face labour disputes. We provide a Q&A on employer obligations when employees are quarantined or lockdown.

What is the salary obligation for quarantined employees?

Quarantined employees providing  normal work in quarantine or under other emergency measures taken by the government based on  epidemic prevention and control shall be treated as normal attendance and paid normal remuneration.

According to the notice on properly handling the labor relations during the prevention and control of pneumonia infected by novel coronavirus (the “Notice”) issued by the general office of the Ministry of human resources and social security, infected or suspected employees  suspected employees deemed as close contact and cannot provide normal work during quarantine or medical observation, or due to the implementation of isolation measures or other emergency measures by the government, shall be treated as  normal attendance and paid normal renumeration.

For employers, the Notice suggests that employers negotiate with the employee to treated the period as annual leave or rest days. If negotiations are not established, the employer can implement the overall arrangements according to the annual leave of the isolated employees according to law.

What if my enterprise faces difficulties in production and operation due to the impact of the epidemic measures?

Under the Notice, the enterprise may adjust the salary, rotate the post and rest, shorten the working hours and so forth through consultation with the employees.

If the enterprise is shutdown within a wage payment cycle, the enterprise shall still pay the wages of employees according to the standards stipulated in the labor contract.

If the employee is still unable to provide normal work beyond one wage payment cycle, the enterprise shall pay living expenses, and the standard of living expenses shall be implemented in accordance with the measures of the provinces, autonomous regions and municipalities directly under the central government.

What if employee’s labour contract expires during quarantine?

In the event that the employee’s labor contract expires during quarantine, the date shall be postponed till the  employee finishes the quarantine or medical observation period.

How to determine the arbitration statutory limitation during epidemic measures?

Under, the Labor Dispute Mediation and Arbitration Law of the people’s Republic of China the statutory limitation for application of labour disputes arbitration is limited to one year (‘the period’). The period shall be calculated from the date the parties recognise or should recognise the infringement of rights. However, if the parties are unable to apply for arbitration within the  period due to force majeure or other justified reasons such as epidemic measures, the period shall be suspended and the period shall be recalculated from the date the force majeure or other justified reasons finishes.

Equally, If the labor and personnel dispute arbitration institution cannot hear the case within the period due to the impact of the epidemic measures, the hearing time limit may be postponed accordingly.

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Getting right personal information protection and maternity leave

Currently, companies worldwide are called by both domestic and international regulations to become corporate citizens rather than merely profitable entities. In China, 2021, domestic legislation focused on data and cyber protection and introduced measures to support the third-child policy. Namely, Personal Information Protection Law (“PIPL”), effective from November 1 2022, obligates companies to strengthen personal data handling, process, and storage, and from late November, provinces and municipalities across China extended maternity leave to support the 3-child policy (announced on May 31, 2021, following the Chinese Communist Party Politburo meeting chaired by President Xi Jinping). As a result, in 2022, human resources (“HR”) across China should diligently implement plans to comply with such changes and obligations.

At Horizons, we have been working with clients to adjust employee policies and summarise the main aspects for human resources to practically implement changes.

Personal Information Protection Law

PIPL is the first legislation to address misuse of personal data and sets forth mandatory requirements for companies processing such data. Though data handling related to human resources do not require the employee’s consent, PIPL does introduce stricter obligations for those handling sensitive personal information, such as biometrics, religious beliefs, medical and health and so forth. Namely, companies shall obtain specific consent and inform such individuals of the necessity and impact on their rights and interests. Therefore, companies should audit the existing personal information processing systems to gain a comprehensive employee data overview and, if necessary, draft specific consent forms aligned with PIPL.

Equally, companies may only transfer personal information outside mainland China by fulfilling provisioned conditions. Under PIPL, such conditions are generally outlined and require further guidelines for companies to proceed ahead. We suggest HR keep abreast of forthcoming related guidelines, especially those handling large volumes of personal information that meet a threshold set by the National Cyberspace Authority.

Maternity Leave

In late November 2021, parental leave extensions were adopted in Chinese cities and provinces to stimulate the 3-child policy. Extended leave policies aim to reduce the burden of childbirth and childcare. The extended number of days varies from province to province or city to city, for example in Shanghai, maternity leave is extended to 158 days. For companies, the amended policies shall directly impact employee leave policies and workforce planning and costs to cover extended leave.

We suggest that companies should conduct an employee consultation process before any amendments are made to employee leave policies and ensure employees are entitled to the legally allocated number of leave days. Namely, clear specification of the type of leave and number of days such as maternity leave, paternal leave for working parents and carer’s leave. In this manner, companies can reduce the risk of labour disputes since the amendments are consented by employees and legal blinding.

Both PIPL and extended maternity leave reflect Environment Social and Governance (“ESG”) principles emerging in China. As an important international topic, we anticipate ESG to be present in forthcoming legislation in China, however, governed by President Xi Jinping Thought on Socialism with Chinese Characteristics.

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Arbeitsverträge können sowohl unbefristet als auch befristet vereinbart werden. Ein befristeter Arbeitsvertrag liegt vor, wenn entweder ein konkretes Enddatum, zu welchem das Arbeitsverhältnis beendet sein soll, vereinbart wurde oder das Ende des Arbeitsvertrags durch ein Ereignis oder sonstige Gründe eindeutig bestimmbar ist (z.B. «für die Dauer der Wintersaison»). Der befristete Arbeitsvertrag endet üblicherweise automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt eine zusätzliche Kündigung ist nicht erforderlich.

Schliessen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer nacheinander mehrere befristete Arbeitsverträge ab, so spricht man häufig von sog. «Kettenarbeitsverträgen». Viele sind der Ansicht, Kettenarbeitsverträge seien per se unzulässig. Dem ist jedoch nicht so. Ob eine Aneinanderreihung von befristeten Arbeitsverträgen zulässig ist oder nicht, hängt viel mehr davon ab, aus welchem Grund mehrere befristete Arbeitsverträge hintereinander abgeschlossen werden.

Will der Arbeitgeber durch aneinandergereihte befristete Arbeitsverträge zwingende gesetzliche Regelungen umgehen, die bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis entstehen würden, so ist dies unzulässig. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nicht der Arbeitsvertrag insgesamt nichtig wird, sondern nur jene Regelungen, die der Umgehung zwingender gesetzlicher Bestimmungen dienen sollten. Auf das Arbeitsverhältnis kommen sodann wieder die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zur Anwendung. Alle anderen, unproblematischen arbeitsrechtlichen Bestimmungen bleiben in Kraft. Wurden zwar im Arbeitsvertrag keine unzulässigen Regelungen getroffen und führt allein die Befristung zur versuchten Umgehung zwingender gesetzlicher Vorschriften, so kommen gerade jene gesetzliche Bestimmungen auf den befristeten Vertrag zur Anwendung, welche umgangen werden sollten.

Liegt hingegen ein objektiver, sachlich gerechtfertigter Grund für das Aneinanderreihen mehrere befristeter Arbeitsverträge vor, so ist dies zulässig. So dürften z.B. die immer wiederkehrenden jeweils befristeten Arbeitsverträge des Skilehrers, der jeweils nur für die Wintersaison befristet angestellt wird, zulässig sein.

Haben Sie weitere Fragen? Das HütteLAW-Team berät Sie gerne.

Author: Cornelia Arnold

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Im Rahmen der Reform der Ergänzungsleistungen (EL), welche am 01.01.2021 in Kraft trat, wurde auch eine Ergänzung am Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG) vorgenommen. Bei der Beratung im Parlament bestand grosse Übereinstimmung, dass der Anspruch auf eine Altersrente der beruflichen Vorsorge erheblich dazu beitragen kann, eine spätere Abhängigkeit von Leistungen der EL zu vermeiden. Aus dieser Überzeugung entstand die Regelung von Art. 47a BVG über die Weiterführung der beruflichen Vorsorge trotz Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Ein wesentliches Ziel der beruflichen Vorsorge ist es, die Renten der AHV zu ergänzen, sodass der gewohnte Lebensstandard auch im Rentenalter möglichst weitergeführt werden kann. Die berufliche Vorsorge ist für die meisten Arbeitnehmer obligatorisch und mit dem Arbeitsverhältnis verbunden. Endet das Arbeitsverhältnis, scheidet der Arbeitnehmer aus der beruflichen Vorsorgeeinrichtung des Arbeitgebers aus. Das bis zu diesem Zeitpunkt angesparte Guthaben (die Freizügigkeitsleistung) wird auf ein Freizügigkeitskonto lautend auf den Namen des Arbeitnehmers überwiesen. Mit Erreichen des Rentenalters wird schliesslich das Guthaben auf dem Freizügigkeitskonto, in der Regel in Kapitalform, an den Begünstigten ausbezahlt. Personen, die kurz vor Erreichen des Rentenalters ihre Stelle verlieren, haben nun neu gemäss Art. 47a BVG das Recht, ihre berufliche Vorsorge weiterzuführen und können sich so den Anspruch auf einen Rentenbezug erhalten.

• Dieses Recht steht versicherten Personen zu, die nach Vollendung des 58. Altersjahres aus der obligatorischen Versicherung ausscheiden, weil ihr Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber aufgelöst wurde (Abs. 1). Je nach Vorsorgeeinrichtung kann dieses Recht bereits ab dem vollendeten 55. Altersjahr bestehen (Abs. 7).
• 47a BVG enthält keine Bestimmung innert welcher Frist sich ein ausscheidender Arbeitnehmer für eine Weiterführung der Vorsorge entscheiden muss. Diese Frage wird im jeweiligen Reglement der betroffenen Vorsorgeeinrichtung geregelt.
• Ausgeschlossen sind hingegen Personen, die vor dem 31. 07.2020 aus ihrem Arbeitsverhältnis ausgeschieden sind oder – unabhängig vom Zeitpunkt – selber gekündigt haben.
• Die Weiterführung der Versicherung erfolgt im bisherigen Umfang, d.h. die Konditionen der Vorsorge werden nicht wesentlich abgeändert. Der Versicherte ist gleichberechtigt wie die im gleichen Kollektiv aufgrund eines bestehenden Arbeitsverhältnisses Versicherten (Abs. 5). Er kann weiterhin Einkäufe tätigen oder bereits getätigte Vorbezüge zurückbezahlen, wie Versicherte, die angestellt sind.
• Je nach Vorsorgeeinrichtung, kann die versicherte Person für die gesamte Vorsorge oder nur für die Altersvorsorge einen tieferen als den bisherigen Lohn versichern (Abs. 7). Letzteres kann von grosser Bedeutung bei der Finanzierung sein. Werden grundsätzlich die Beträge der beruflichen Vorsorge durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam bestritten, so muss der nach Art. 47a BVG Versicherte die Beiträge für die Risiken Tod und Invalidität sowie für die Verwaltungskosten alleine finanzieren. Das Gleiche gilt auch bei der Bezahlung freiwilliger Sparbeiträge.
• Nach einer mehr als zweijährigen Weiterführung der Versicherung sind die Versicherungsleistungen zwingend in Rentenform zu beziehen, d.h. eine Kapitalauszahlung ist dann nicht mehr möglich (Abs. 6). Ebenso kann in diesem Fall die Austrittsleistung nicht mehr für Wohneigentum vorbezogen oder verpfändet werden.

Es ist grundsätzlich an der Vorsorgeeinrichtung, den Arbeitnehmer als Versicherten auf alle gesetzlichen und reglementarischen Möglichkeiten hinzuweisen, wie der Vorsorgeschutz erhalten bleiben kann (Art. 8 Abs. 2 FZG). Dies umfasst auch die Information über Art. 47a BVG. Zusätzlich empfehlen wir dem Arbeitgeber den ausscheidenden älteren Arbeitnehmer aktiv auf diese Bestimmung hinzuweisen. Eine mögliche Pflicht des Arbeitgebers ergibt sich sowohl aus der Informationspflicht nach Art. 331 Abs. 4 OR als auch der – gerade bei den davon betroffenen älteren Arbeitnehmern – erhöhten Fürsorgepflicht des Arbeitgebers nach Art. 328 OR

Unabhängig vom Alter des Arbeitnehmers sollte ein kurzes Informationsschreiben diesen bei seinem Austritt aus dem Arbeitsverhältnis über seine Rechte im Zusammenhang mit den Sozialversicherungen (BVG, UVG und KTG) aufklären (Art. 331 Abs. 4 OR). Neu empfehlen wir dem Arbeitgeber, dieses Informationsschreiben noch um die Rechte aus Art. 47a BVG zu ergänzen.

Author: Christian Bernegger

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In einem früheren Blogbeitrag haben wir bereits eine kurze Übersicht der durch die «grosse Aktienrechtsrevision» bevorstehenden Neuerungen und Änderungen im Aktienrecht skizziert. Vorliegend soll nun im Besonderen auf die neuen Möglichkeiten und Formen bei der Durchführung von Generalversammlungen eingegangen werden:

Einberufung

Bereits nach geltendem Recht ist es zulässig – sofern die Statuten der Gesellschaft dies vorsehen – die Einladung für die Generalversammlung in elektronischer Form zuzustellen. Jedoch ist bislang gemäss Art. 697 OR, selbst wenn die Einladung elektronisch versandt werden kann, zwingend eine physische Auflage von Geschäfts- und Revisionsbericht am Gesellschaftssitz und eine diesbezügliche schriftliche Information der Aktionäre per Brief vorgeschrieben. Das neue Aktienrecht schafft diese physische Auflage- und schriftliche, d.h. briefliche, Informationspflicht über die Auflage ab und lässt das elektronische Zugänglichmachen von Geschäfts- und Revisionsbericht mindestens 20 Tage vor der GV genügen. Somit wird inskünftig eine Einberufung in rein elektronischer Form – etwa per E-Mail – möglich sein. Die Einberufung muss Datum, Zeit, Art, und Tagungsort, Verhandlungsgegenstände und Anträge sowie Informationen über einen allfälligen unabhängigen Stimmrechtsvertreter enthalten.

Durchführung der Generalversammlung

Die Aktienrechtsrevision bringt neue und flexiblere Möglichkeiten zur Durchführung der Generalversammlung und schafft Klarheit hinsichtlich der Zulässigkeit verschiedener Versammlungsformen.

Neben der klassischen physischen Generalversammlung an einem einzigen Tagungsort in der Schweiz kann die Generalversammlung neu ausdrücklich auch an einem Tagungsort im Ausland oder an mehreren Tagungsorten gleichzeitig (wobei in diesem Fall die Voten der Teilnehmer unmittelbar in Bild und Ton an sämtliche Tagungsorte übertragen werden müssen) durchgeführt werden. Weiter besteht die Variante einer hybriden Versammlung, bei der neben einem oder mehreren physischen Tagungsorten den nicht physisch anwesenden Aktionären eine Teilnahmemöglichkeit auf elektronischem Wege geboten wird. Schliesslich kann die Generalversammlung auch rein virtuell und ohne Tagungsort durchgeführt werden, sofern die Statuten der Gesellschaft dies vorsehen.

Der Verwaltungsrat hat bei der Verwendung elektronischer Mittel zur Durchführung der Generalversammlung für die Einhaltung gewisser gesetzlicher Voraussetzungen zu sorgen. Insbesondere muss die Identität sämtlicher Teilnehmer festgestellt werden. Die Voten der Teilnehmer müssen zudem unmittelbar übertragen werden und sämtliche Teilnehmer müssen sich an der Diskussion beteiligen und Anträge stellen können. Letztlich ist auch sicherzustellen, dass das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

Das neue Recht enthält keine Bestimmung zu den einzelnen nutzbaren Technologien oder Diensten. Mit den meisten Videokonferenzlösungen sollten die oben dargelegten Mindestvoraussetzungen erfüllbar sein. Die Wahl der zur Durchführung der Generalversammlung eingesetzten Technologien obliegt dem Verwaltungsrat.

Unter geltendem Recht wird die Beschlussfassung der Generalversammlung per Zirkularbeschluss als unzulässig erachtet. Die Aktienrechtsrevision ermöglicht nun im Rahmen der Universalversammlung (also einer Generalversammlung an der sämtliche Aktien vertreten sind) und sofern sämtliche Aktionäre der Art der Beschlussfassung zustimmen, die Beschlussfassung auf schriftlichem oder elektronischem Wege. Insbesondere für Aktiengesellschaften mit überschaubarem Aktionariat wird diese Form der Beschlussfassung eine attraktive und flexible Option darstellen.

Was heisst dies für Sie?

Die Aktienrechtsrevision bringt weitreichende Flexibilisierungen und neue Möglichkeiten für die Durchführung der Generalversammlung. Um von diesen Neuerungen inskünftig umfassend Gebrauch machen zu können, wird vielfach eine Änderung der bestehenden Statuten erforderlich sein. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich im Vorfeld die bestehenden Statuten sowie allfällige Organisationsreglemente im Hinblick auf die Neuerungen der Aktienrechtsrevision zu prüfen und gegebenenfalls Ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen.

Author: Gregor Jeker

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As of 2019, there are an estimated one-million foreigners working in China. For many foreigners, working in China offers multiple opportunities to expand one’s career, learn Mandarin and acquire valuable cross-cultural skills. While there are numerous work opportunities in China, many foreigners express difficulties and uncertainties in navigating the work visa application process, including the obtaining of the proper work documentation and, in many cases, the proper steps required for transferring to a new company. In this post, we provide some practical tips for those looking to work in China or are already working in China but could use a refresher on the work visa issuance process.

Work Visa (Z Visa), Work Permit, Residence Permit

Work Visa (Z Visa)
In China, the Work Visa (commonly referred to as the Z Visa), Work Permit and Residence Permit are three separate items with separate functions and formalities for their acquisition.

Holding a Work Visa allows a foreign national entry into China with a stated purpose of such entry, which is legitimate employment. Work Visas are issued outside of China by a Chinese Embassy or Consulate. However, since March 2017, the Foreign Affairs Office in China no-longer issue the requisite government invitation letter, which is a requirement of among one’s supporting documents for the issuance of a Z Visa. Rather, foreigners may now enter China under other visa categories, such as a tourist or business visa, prior to applying for a Work Permit and Residence Permit. However, a Work Permit and Residence Permit must be obtained prior to any foreigner commencing work in China.

Work Permit
A government-issued Work Permit allows a foreigner to work in China for a company specified and job position stated on the Work Permit application. The Work Permit is issued inside of China. Applications are made through the service system for foreigners working in China and involve both online and offline submission of documents for approval. Therefore, applicants are encouraged to utilise the online submission and approval process prior to entering in China (since it allows for ample time to collect the required documents and any other documents further requested at the discretion of Chinese authorities). Once online approval is obtained, an overseas foreigner can enter China and submit the original Work Permit documents.

Residence Permit
The Residence Permit allows one to reside in China. For those holding a valid Residence Permit, there are no restrictions placed on exiting and entering in China. Customarily, the Residence Permit is issued inside China and is good for one year. The Work Permit is the precondition of the Residence Permit; therefore, the application of the Residence Permit follows the obtaining of a Work Permit.

First-time application

Work Permit
Within 15 calendar days of a foreign individual signing a labour contract, the sponsoring company should proceed with the application for the individual’s Work Permit (for further information about the Work Permit, please see our previous post: Keeping on top of employment visa regulations and application procedures). Customarily, the timeline for online approval of a Work Permit is five working days upon the receipt of the requisite online documents; the offline approval is 10 working days upon receipt of the original documents.

Residence Permit
Application for a Residence Permit should take place within 30 calendar days upon the issuance of an individual’s Work Permit. Customarily, the Residence Permit is approved and issued within 10 working days upon receipt of the application.

Alteration

Any changes in the original information submitted in one’s application for a Work Permit or Residence Permit shall be updated a necessary. This includes updated for a change of address, change of passport and so forth. Failure to updated such changes will be considered a violation and may be subject to penalties.

Termination

An existing Work Permit may not be transferred to a new sponsoring company. Since the Work Permit allows a foreign individual to be employed by the original sponsoring company in the position specified in the Work Permit application, it is required that the original issued Work Permit be terminated prior to applying for a new Work Permit under a new sponsoring company. In this process, the original company is required to issue a release letter and shall cancel both the Work Permit and Residence Permit within 10 working days upon the letter.

Keep in mind…

A China Residence Permit is approved and issued on the prerequisite of the Work Permit applied under the original sponsoring company. Therefore, both the Work Permit and Residence Permit shall be cancelled concurrently. Upon termination of the Work Permit, failure to cancel the original Residence Permit deems its holder as staying in China illegally, making them subject to fines of RMB 500 per day and at risk for deportation. 

Once both permits are cancelled, a Humanitarian Visa will be issued and placed in the individual’s passport. Under the Humanitarian Visa, one may remain in China up to 30 calendar days upon receipt of the visa. In this instance, a new sponsoring employer has the opportunity to complete the formalities for a new Work Permit and Residence Permit for a foreign individual.  

It is important to note, the procedures and requirements for all China work permits are dependent on the location of employment and the local authorities entrusted with the power to lawfully implement regulations, according to the circumstances. For example, work permits in a Special Economic Zone carry less stringent criteria in order to attract foreign talent, whilst first-tier cities may establish stricter criteria in order to give preference to local workers. Therefore, navigating work-in-China procedures should be advised by a legitimate professional who understands the local procedures and regulations.

This article originally appears on Horizons Corporate Advisory news and information blog at www.thesquare.com.

For more information about the employment of foreigners in China or other related corporate matters, send us an email at talktous@horizons-advisory.com, and we’ll have a Horizons professional contact you. 

Horizons Corporate Advisory helps clients solve complex problems, thrive and be inherently responsible in their business activities worldwide. The countries we operate in include Belarus, Belgium, China, Colombia, Costa Rica, Cyprus, Ecuador, France, Germany, Hong Kong, Indonesia, Italy, Lichtenstein, Luxemburg, Macau, Malta, Mexico, Mongolia, The Netherlands, Nigeria, Portugal, Russia, Singapore, Spain, Switzerland (French and German-speaking cantons), Turkey, United Kingdom (England and Wales) and the United States of America.

The post CCG CHINA: China work visa — what foreign workers need to know about legal employment in China appeared first on China Collaborative Group.